Menandatangani dokumen tidak lagi harus lewat siklus cetak–tanda tangan–scan. Tapi sebelum masuk ke caranya, ada satu perbedaan penting yang perlu dipahami, karena salah pilih bisa berakibat dokumenmu tidak diakui.
Dua hal yang sering tertukar
Tanda tangan gambar adalah citra tanda tanganmu yang ditempelkan ke dokumen. Ini yang dibahas di artikel ini. Sifatnya visual — sama seperti tanda tangan basah yang discan, dan sama pula kelemahannya: bisa disalin orang lain dari dokumen yang pernah kamu kirim.
Tanda tangan elektronik tersertifikasi adalah tanda tangan yang terikat pada sertifikat digital dari penyelenggara resmi. Sistem bisa memverifikasi siapa penandatangannya dan mendeteksi apakah dokumen diubah setelah ditandatangani. Ini yang punya kekuatan hukum paling kuat.
Kapan pakai yang mana:
| Keperluan | Cukup pakai |
|---|---|
| Surat internal, memo, formulir sederhana | Tanda tangan gambar |
| Penawaran harga, invoice, surat pengantar | Tanda tangan gambar |
| Kontrak bernilai besar, perjanjian kerja | Tanda tangan tersertifikasi |
| Dokumen yang mensyaratkan verifikasi identitas | Tanda tangan tersertifikasi |
Kalau pihak lawan atau instansi menyebut istilah "tanda tangan elektronik tersertifikasi", tanda tangan gambar tidak akan memenuhi syarat. Gunakan penyelenggara resmi untuk kasus itu.
Membuat tanda tangan gambar
Pembuat Tanda Tangan Digital memungkinkan kamu menggambar tanda tangan langsung dengan mouse, trackpad, atau jari di layar sentuh, lalu mengunduhnya sebagai PNG berlatar transparan.
Kenapa transparan itu penting: kalau latarnya putih, saat ditempel ke dokumen akan muncul kotak putih yang menutupi garis atau teks di bawahnya. PNG transparan menempel bersih.
Beberapa tips supaya hasilnya rapi:
- Gambar di layar sentuh dengan jari atau stylus jauh lebih natural daripada dengan mouse
- Gambar dalam ukuran besar, lalu perkecil saat ditempel — goresan jadi lebih halus
- Tarik garis dengan cepat dan percaya diri. Menggambar pelan-pelan menghasilkan garis bergelombang yang terlihat palsu
- Latih beberapa kali sebelum menyimpan yang final
Alternatifnya: tanda tangan di kertas putih, foto dengan HP di bawah cahaya terang, lalu hapus latarnya dengan Hapus Background Gambar. Cara ini menghasilkan goresan yang paling mirip tanda tangan aslimu.
Menambahkan stempel
Untuk surat resmi organisasi atau usaha, tanda tangan sering perlu didampingi stempel. E-Stempel Pro membuat stempel digital dengan nama dan teks yang kamu tentukan.
Susunan yang lazim: stempel ditempatkan sedikit menimpa tanda tangan, tidak sepenuhnya menutupinya — meniru cara stempel basah dibubuhkan di atas kertas.
Menempelkan ke dokumen
Setelah punya berkas PNG-nya, tempelkan lewat aplikasi yang kamu pakai — pembaca PDF, aplikasi pengolah kata, atau alat pengedit dokumen. Sebagian besar pembaca PDF modern punya fitur menempel gambar atau stempel.
Kalau dokumenmu terdiri dari beberapa berkas terpisah, Gabung PDF menyatukannya jadi satu. Dan kalau hasil akhirnya kebesaran untuk dikirim lewat email, Kompres PDF memperkecilnya.
Menjaga tanda tanganmu
Berkas tanda tangan itu perlu diperlakukan seperti kunci, bukan seperti gambar biasa.
- Jangan simpan di folder bersama yang bisa diakses banyak orang
- Jangan kirim berkas PNG-nya lewat chat atau email. Kirim dokumen yang sudah ditandatangani, bukan tanda tangan kosongnya
- Sadari bahwa siapa pun bisa memotong tanda tanganmu dari dokumen yang pernah kamu kirim. Ini kelemahan bawaan tanda tangan gambar, dan alasan kenapa dokumen bernilai tinggi sebaiknya memakai tanda tangan tersertifikasi
- Buat versi terpisah untuk keperluan berbeda kalau kamu sering menandatangani dokumen publik
Pilih alat yang memprosesnya di browser, bukan yang mengunggah tanda tanganmu ke server orang lain.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah tanda tangan gambar sah secara hukum? Tanda tangan elektronik diakui di Indonesia, tapi kekuatan pembuktiannya bertingkat. Tanda tangan gambar biasa berada di tingkat paling dasar dan bisa dipersoalkan kalau ada sengketa. Untuk dokumen penting, gunakan tanda tangan elektronik tersertifikasi dari penyelenggara resmi. Kalau ragu soal dokumen tertentu, tanyakan ke pihak yang memintanya atau konsultasikan dengan penasihat hukum.
Kenapa tanda tangan saya jadi kotak putih di dokumen? File-nya tersimpan sebagai JPG. JPG tidak mendukung transparansi — simpan sebagai PNG.
Bisa dibuat di HP? Bisa, dan justru hasilnya lebih bagus. Menggambar dengan jari di layar sentuh lebih natural daripada dengan mouse.
Bagaimana kalau dokumennya sudah berbentuk hasil scan? Tetap bisa ditempeli tanda tangan gambar, karena yang ditempel adalah lapisan gambar di atasnya.
Apakah tanda tangan saya disimpan di server? Bergantung alat yang dipakai. Alat yang bekerja di browser memproses semuanya di perangkatmu sendiri — periksa hal ini sebelum menggambar tanda tanganmu di layanan mana pun.